Styrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af anmodninger om aktindsigt.
Styrelsen modtager anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven, miljøoplysningsloven og forvaltningsloven. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare anmodningerne.
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare anmodningen om aktindsigt.
Ved parters aktindsigt i afgørelsessager er retsgrundlaget forvaltningslovens kapitel 4. Retsgrundlaget ved andre behandlinger af sager om aktindsigt vil i de fleste tilfælde være offentlighedsloven. Ved aktindsigt i miljøoplysninger er retsgrundlaget miljøoplysningsloven.
Styrelsen behandler personoplysninger om den person, der anmoder om aktindsigt.
Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i det materiale, der anmodes om aktindsigt i.
Styrelsen behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis andre personoplysninger nævnes i det materiale, der anmodes om aktindsigt i. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.
Personoplysninger om bipersoner videregives i visse tilfælde til den, der anmoder om aktindsigt.
Kontaktoplysninger stammer fra den person, der henvender sig til styrelsen. Ved andre typer oplysninger afhænger det af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.
