Styrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med høring over udkast til bekendtgørelser m.v.
Styrelsen sender løbende udkast til bekendtgørelser, vejledninger m.v. i høring. Modtagelse af høringssvar indebærer behandling af personoplysninger, typisk kontaktoplysninger på den, der afgiver høringssvaret.
Formålet med behandling af personoplysninger i forbindelse med høringer er at kunne behandle og vurdere høringssvar og herunder tage stilling til, om høringssvar giver anledning til, at en bekendtgørelse, vejledning m.v. skal ændres.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i styrelsens arbejde mv. er i de fleste tilfælde databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter styrelsen kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt.
Styrelsen behandler oplysninger om personer, som har underskrevet høringssvar på vegne af institutioner, organisationer eller lignende. Der kan også behandles oplysninger om privatpersoner, der på egne vegne har indsendt høringssvar.
Styrelsen behandler bl.a. kontaktoplysninger og oplysning om stillingsbetegnelse på personer, som har underskrevet høringssvar på vegne af institutioner, organisationer eller lignende eller på egne vegne, men der kan efter omstændighederne også være tale om andre personoplysninger. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men der kan i visse tilfælde også være tale om følsomme oplysninger, hvis sådanne oplysninger indgår i et høringssvar.
Styrelsen videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Uddannelses og Forskningsministeriets departement med henblik på, at ministeriet kan bidrage til arbejdet med bekendtgørelser mv.
Personoplysninger stammer fra de modtagne høringssvar.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i styrelsen i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.
