Styrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med udpegning af medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper mv.
Styrelsen udpeger i en række situationer medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper mv., som nedsættes under styrelsen eller under andre myndigheder. Der behandles personoplysninger som led i sagsbehandlingen.
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne udpege et medlem til det pågældende udvalg, arbejdsgruppe mv.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i udpegningen af medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper mv. er normalt databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter styrelsen kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt. Opgaven med at udpege medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper mv. følger i visse tilfælde af konkrete lovbestemmelser.
Styrelsen behandler personoplysninger om personer, som udpeges eller overvejes udpeget til et udvalg, arbejdsgruppe mv.
Styrelsen behandler kontaktoplysninger, CV og andre almindelige oplysninger med henblik på at kunne udpege medlemmer til udvalg, arbejdsgrupper mv.
Styrelsen videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Uddannelses og Forskningsministeriets departement med henblik på, at de kan bidrage til sager om udpegning. Det bemærkes, at Uddannelses og Forskningsministeriets databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
I tilfælde hvor udpegningen vedrører udvalg, arbejdsgrupper mv. under andre myndigheder, videregives personoplysninger til den pågældende myndighed.
Personoplysninger kan stamme fra forskellige kilder. Der vil ofte være tale om offentligt tilgængelige oplysninger. Visse oplysninger kan indhentes fra den person, der udpeges.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.
